مستند سازی

مستند سازی و ثبت اطلاعات بهترین روش سیر تکامل یک مجموعه است مجموعه ای موفق خواهد بود که در ادبیات اداری دارای روال و روند ثبت ، ضبط و مستندسازی در آن بصورت علمی و اصولی تعریف شود و قطعا با نگاه اصولی به مستندسازی ،  

۱۳۹۰	۱۳۹۲	۱۳۹۳	۱۳۹۴

مستند سازی و ثبت اطلاعات بهترین روش سیر تکامل یک مجموعه است مجموعه ای موفق خواهد بود که در ادبیات اداری دارای روال و روند ثبت ، ضبط و مستندسازی در آن بصورت علمی و اصولی تعریف شود و قطعا با نگاه اصولی به مستندسازی ، مجموعه به اهداف عالیه خود نایل خواهد گشت و این میسر نمی گردد مگر اینکه کارشناس هر واحد سازمانی هرمجموعه با علم و آگاهی آن که شامل هدف مشخص ، دقیق، صحیح و کامل و در محدوده زمانی تعریف شده باشد اقدام نماید بطوریکه آن سند روز آمد ،خوانا ،قابلیت درک ، تصدیق شده ،قاابلیت دسترسی مشخص و از یک قالب مشخص باشد. لذا چند مزیت از مستندسازی را به بهانه اقدامات مفید امورعشایراستان تهران که  در 3ماهه اول هرسال نسبت به تهیه کتابچه مجموعه جلسات و مصوبات و گزارش  عملکرد شوراهای  استانی و شهرستانی خود و مجموعه تصمیمات و اقدامات اجرایی دستگاههای اجرایی استان که بر اساس آئین نامه ساماندهی امورعشایر و کمیسیون های زیر مجموعه آئین نامه تهیه و بصورت مجلد و شفاف به چاپ می رساند و می تواند به عنوان الگوی مناسب برای سایر امورعشایر استانها باشد بشرح ذیل یادآور می گردد.

لذا شایسته است و انتظار دارد امورعشایر دیگر استانها نیز همانند امورعشایراستان تهران از ابتدای سال 1395 با الگو گرفتن از این استان بتوانند گزارش عملکردهای خود را در قالب حتی بهتر از استان تهران برای مجموعه عشایر استان خود تهیه و انتشار دهند تا با استفاده از آن بتوان پیگیری مطالبات بحق عشایر از مجامع مختلف و دستگاههای اجرایی متولی خدمات رسانی به قشر محروم و مستضعف عشایر بود تا شاهد برخورداری آنان از مواهب اقتصادی ، اجتماعی ،فرهنگی ،سیاسی و امنیتی و انتظامی و .... عدالت اجتماعی در سراسر میهن اسلامی مان باشیم .

قبل از ذکر مزایای مستندسازی ،جا دارد از اقدام اداره امورعشایراستان تهران در زمینه مستندسازی شوراهای عشایری و آئین نامه ساماندهی و .... کمال سپاسگزاری را نمایم.    

و اما  مزایای مستندسازی

1-  مستند سازی مناسب این امکان را  پدید می آورید تا بعد از انجام یک فرایند یا اقدام چگونگی اجرای آن را بررسی نمایند. به عبارتی این کار ممیزی و ارزیابی خدمات  را تسهیل میکند.

2-  در هنگام فعایتها ...همواره درسهایی آموخته می شود که ثبت و مستندسازی این آموخته ها گنجینه گرانبهایی از تجارب سودمند را جهت موارد مشابه بعدی فراهم می آورد. بدین ترتیب عملکردها با گذشت زمان کارآمدتر می گردد.

3-  هرگاه مستندسازی به عنوان رویه ای ثابت در اجرای کارها نهادینه شود، هنگام بروز مشکلات احتمالی، با رجوع به آن مستندات می توان به راحتی به جستجوی علل و عوامل اصلی پیش آمدن آن مشکل پرداخت.

4-  مستند سازی پیوسته و همزمان با مراحل مختلف اجرای کار زمینه بروز اختلافات در زمینه ارتباطات کاری بین متولیان را از بین می برد.

5-  با پیشرفت کار، مجموعه  قادر نیست تا این حجم عظیم اطلاعات را در ذهن خود نگهداری کند، بنابراین ثبت وضبط اطلاعات و تلخیص و تجزیه و تحلیل و در نهایت بایگانی آنها از مفقود شدن اطلاعات مهم جلوگیری می کند.

6-  همواره احتمال بروز مناقاشات و دعاوی بین طرفین یک فعالیت(اعم از سازمان با سایر دستگاهها و شرکتها و موسسات و یا برعکس)  ، چه در هنگام اجرای کارچه پس از آن وجود دارد. مستند سازی اطلاعات توسط هر یک از طرفین این احتمال را کاهش می دهد .

7- در صورت رخ دادن تغییر و تحول و جابجایی پرسنل  ، امکان پیگیری کار  توسط دیگران را میسر می نماید.

8-  مستند سازی همزمان ابزاری کارا برای مطلع نمودن قسمتهای مختلف مجموعه  از وضعیت کار بوده و تعدادجلسات  مورد نیاز برای ایجاد ارتباطات شفاهی را کاهش می دهد.

9-  ثبت اطلاعات جهت نظارت بر اجرای فعالیت ابزاری سودمند است.در واقع با مستند سازی است که می توان با نظارت بر اجرای پروژه و انجام اقدامات و تصحیحات لازم، عملکرد  را بهبود داده و در فرایندی به هنگام در جریان امور قرار گرفت.

10- ایجاد یک رویه مستند سازی معین، تمرکز بر روی جنبه های مهم کار را ممکن می سازد

و دیگر مزیتهایی که از حوصله این متن خارج ولیکن کارگشا و کلیدی برای درهای بسته خواهد بود. 

                                                                                                                                                                               حسین جوانمردی